Руководство пользователя

Введение

Сокращения

• ОС — операционная система.
• ПО — программное обеспечение.
• LP — LIFE POS.
• ЛК — личный кабинет.

Назначение

Это руководство содержит информацию о работе с ПО «LIFE POS 6 Android» для сотрудников торговых организаций.

Сведения о правообладателях

Авторские права на ПО «LIFE POS 6 Android» принадлежат ООО «Ритейл Бизнес Софт», 123112, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Пресненский, Пресненская наб., дом 10, строение 2, помещ. 5Н. Сайт: life-pay.ru.

Начало работы

Первый запуск

Перед первым запуском LIFE POS нужно активировать — связать рабочее место с сотрудником и торговой точкой. Некоторое время уйдёт на синхронизацию — приложение загрузит ваш Каталог и основные настройки. Затем сотрудник должен ввести пин-код. Рассказываем по шагам!

1. Сгенерируйте код активации в Личном кабинете LIFE POS (ЛК) — он нужен, чтобы активировать рабочее место. Если у вас ещё нет ЛК, его можно создать — на компьютере или прямо из приложения.
2. Запустите приложение LIFE POS. Оно вызовет системное окно, чтобы разрешить отправку уведомлений — нажмите Разрешить. Если окно не появляется, нажмите Запросить разрешение.
3. Нажмите Войти.
4. Введите код активации, который пришёл на телефон сотрудника в виде смс (8 цифр). Активировать устройство нужно только один раз.
5. Если у компании несколько торговых точек и рабочее место не привязано ни к одной из них, выберите торговую точку.
6. Введите пин-код сотрудника (6 цифр). На одном устройстве под своим личным пин-кодом могут работать разные сотрудники.
7. Если хотите, можете Отключить ввод пин-кода. В дальнейшем это можно будет сделать в настройках приложения.

LIFE POS загрузит с сервера информацию, которая нужна для работы: данные компании, торговой точки и сотрудников, каталог товаров, настройки рабочего места. Это займёт несколько минут. В дальнейшем синхронизация данных будет проходить в фоновом режиме и не будет отвлекать от работы с приложением.

Готово! Вы вошли в приложение LIFE POS и можете приступать к торговле.

Войти в приложение LIFE POS

Чтобы работать в приложении LIFE POS, сперва нужно авторизоваться. Рассказываем!

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Войти.
3. Если рабочее место ещё не активировано, приложение предложит это сделать.
4. LIFE POS запросит пин-код. Он пришёл в смс на ваш телефон, когда администратор создавал вашу учётную запись сотрудника. Если вы потеряли пин-код, его можно восстановить.
5. Если ваша учётная запись привязана к нескольким юридическим лицам или торговым точкам, LIFE POS предложит выбрать компанию и точку.

Готово! Вы авторизовались в приложении LIFE POS. Можете начинать работу.

Настроить вход без пин-кода

Вы можете входить в приложение LIFE POS, не вводя пин-код сотрудника. Если вы уверены, что с устройством не сможет работать никто посторонний, просто отключите ввод пин-кода. Рассказываем!

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Настройки.
3. Включите функцию Не запрашивать пин-код для входа.

Готово! Вы отключили ввод пин-кода.

Также LIFE POS предлагает отключить его непосредственно после авторизации.

Восстановить пин-код сотрудника

Если вы забыли свой пин-код от приложения LIFE POS, его можно восстановить. Рассказываем! Чтобы восстановить пин-код:

1. На экране ввода пин-кода нажмите Забыли пин-код?
2. Укажите номер телефона, на который зарегистрирована ваша учётная запись сотрудника в LIFE POS.
3. Если телефон корректный, вам придёт код подтверждения в смс. Введите его в приложении.

Готово! Новый пин-код придёт в смс на указанный номер телефона.

Кассовые операции и смена

Денежный ящик

Приложение LIFE POS следит за тем, сколько наличных осталось в денежном ящике. Платежи наличными, внесения и изъятия учитываются в течение всей смены и выводятся в X- и Z-отчёте в строке В денежном ящике наличных. Данные не передаются в ОФД. Рассказываем, как работать с денежным ящиком.

Чтобы внести или изъять наличные:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Кассовые операции→Денежный ящик.
3. Нажмите Внести или Изъять, в зависимости от того, что вам нужно.

Готово! Теперь вы знаете, как работать с денежным ящиком. В конце рабочего дня можете изъять накопленные деньги или оставить их на следующую смену — на ваше усмотрение.

Отчёт сверки итогов

Сверка итогов — операция, которая печатает чек с количеством операций и суммой безналичных оплат за смену, за исключением оплат по СБП. После печати чека операция обнуляет память терминала и загружает обновления. Сверка итогов делается только один раз в конце дня.

В некоторых банках от сверки итогов зависит, придут деньги на счёт или нет. Если продавец не сделает сверку в конце дня, возмещение не придёт. Мы рекомендуем каждый день сверять итоги — так вы не пропустите ни одного обновления, и банковский терминал всегда будет работать. LIFE POS сам проводит сверку итогов при закрытии кассовой смены, но вы можете запустить операцию вручную.

Чтобы выполнить сверку итогов:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Откройте Кассовые операции→Сверка итогов.
3. Нажмите Сверить итоги.

Готово! Устройство распечатает чек с отчётом.

Снять X-отчёт

X-отчёт показывает промежуточные итоги текущей кассовой смены — сумму продаж по наличному и безналичному расчёту. Это нефискальный документ: он не передаётся в ОФД и налоговую, а нужен только для внутренней отчётности. X-отчёт можно снимать неограниченное количество раз за одну смену. При этом данные X-отчёта за предыдущие смены не сохраняются. Формирование X-отчёта не является обязательным.

Чтобы сформировать X-отчёт:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Откройте Кассовые операции→X-отчёт.
3. Нажмите Распечатать.

Готово! Вы сформировали X-отчёт.

Открыть и закрыть смену

В начале рабочего дня нужно открыть кассовую смену, а в конце — закрыть. Рассказываем, как сделать это в приложении LIFE POS.

Автоматическое открытие смены

При продаже LIFE POS проверяет состояние смены. Если с момента прошлого открытия смены прошло больше 24 часов, или если смена открыта, LIFE POS сам откроет новую смену. Автоматическое открытие смены доступно в версии приложения 6.12 и выше. Если версия вашего приложения ниже, дождитесь обновления.

Ручное открытие смены

В начале дня приложение LIFE POS само предлагает открыть смену сразу после включения. Нажмите Открыть смену.

Чтобы открыть или закрыть смену в меню приложения:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Кассовые операции. Если смена закрыта, нажмите Открыть смену. Если смена открыта, приложение покажет, сколько времени она открыта, и вы сможете Закрыть смену.

При закрытии смены LIFE POS сам проводит сверку итогов по банковскому терминалу.

Список продаж, статусы и комментарии

Список продаж и статусы операций

Чтобы посмотреть все продажи:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. На главном экране нажмите Продажи.

На вкладке Открытые выводятся продажи в статусах:

• Создана — новая продажа. Оплата от покупателя не поступила, товары не отгружены.
• В процессе — по продаже уже есть движение, но ещё не получена полная оплата, а товары полностью не отгружены.

На вкладке Завершённые выводятся продажи в статусах:

• Завершена — по продаже принята полная оплата, а товар отгружен.
• Отменена — продажа была в статусе Создана, и её отменили.

Отдельно в продаже отражаются статусы оплаты:

• Оплачена;
• Не оплачена;
• Частично оплачена;
• Возврат оплаты;
• Частичный возврат оплаты.

— и отгрузки:

• Отгружена;
• Не отгружена;
• Частично отгружена;
• Частичный возврат отгрузки;
• Возврат отгрузки.

Если продажа не фискализирована, то у неё появится бейдж Без чека.

Добавить комментарий к продаже

Вы можете добавить к продаже комментарий. Это удобно, если вы используете одну и ту же позицию, но условия каждый раз разные, например, дата или место. Рассказываем!

Когда использовать комментарий

• Получили от покупателя информацию, которую нужно передать курьеру или сохранить для отчёта;
• Используете одну и ту же товарную позицию, но хотите зафиксировать различия между продажами;
• Работаете с услугами, у которых каждый раз меняются условия: даты, объёмы, адреса и т. д.

Чтобы добавить к продаже комментарий

1. Откройте продажу. Для этого нажмите Новая продажа на главном экране приложения или откройте Продажи→Открытые и выберите отложенную продажу из списка.
2. Нажмите Добавить→Комментарий.
3. Введите текст комментария и нажмите Сохранить.

Готово! Вы добавили комментарий к продаже.

Чтобы отредактировать комментарий, нажмите на него и выберите Удалить или Редактировать. При клике на Удалить комментарий будет удалён из продажи. При клике на Редактировать откроется редактирование комментария.

Настроить фильтр продаж

В приложении LIFE POS вы можете выводить только свои продажи — а можете, наоборот, посмотреть продажи другого сотрудника или даже другого рабочего места. Для этого в разделе Продажи сделаны специальные фильтры. Рассказываем!

Чтобы включить фильтр продаж:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Продажи.
3. Нажмите на иконку фильтра в правом верхнем углу.
4. В поле Дата создания укажите временной промежуток, за который нужно вывести продажи. Можете воспользоваться быстрыми фильтрами.
5. В поле Сумма укажите интервал сумм, которые вас интересуют.
6. Чтобы вывести нефискализированные продажи, поставьте галочку Без чека.
7. Воспользуйтесь фильтрами по статусам, чтобы быстро найти продажи, которые требуют вашего внимания.
8. Чтобы скрыть чужие продажи, поставьте галочку Только мои продажи.
9. Чтобы вывести продажи, сделанные на вашем устройстве, в том числе и другими сотрудниками, поставьте галочку Только продажи этого рабочего места.
10. Если убрать все галочки, то в списке будут отображаться все продажи торговой точки, к которой привязано устройство.
11. Чтобы очистить фильтр, нажмите Сбросить.
12. Чтобы сохранить фильтр, нажмите Применить.

Готово! Теперь вы знаете, как пользоваться фильтрами.

Продажа пива и слабоалкогольных напитков в кегах

С 15 января 2024 года участники оборота, осуществляющие розничную торговлю пива и слабоалкогольных напитков в кегах, должны подавать сведения в ГИС МТ о подключении кегов к оборудованию для розлива. Розничные магазины и другие предприятия, осуществляющие продажу пива и слабоалкогольных напитков в кегах, должны передавать в систему маркировки данные о продажах с помощью контрольно-кассовой техники.

Схема работы от Честного Знака

Способы подачи сведений о «подключении кеги» в систему маркировки

• Через ЛК Честного Знака
• Через приложение Честный Знак БИЗНЕС

Как корректно создать товар для продажи пива из кеги в ЛК

При создании товара указать Единицу измерения — Литр (Код ОКЕИ 112), в поле Предмет расчёта указать «Обязательный к маркировке подакцизный товар без КМ», в поле Маркировка указать «Да» и обязательно указать штрих-код в формате EAN-13.

Продажа из кеги на кассе LIFE POS

Для продажи разливного пива из кеги на кассе указать итоговую сумму продажи в литрах.

Пример: вскрыли кегу в 20 литров. Пришёл первый покупатель, попросил разлить пиво в три ПЭТ-бутылки, каждая из которых объёмом 1,5 литра. Так как передаётся один код маркировки или код идентификации, то сведения можно подать одной строкой, суммировав объём. То есть при добавлении товара в продажу указать 4,5 литра.

Приходит второй покупатель, хочет уже 5 литров. Кассир снова сканирует тот же код маркировки кеги и указывает уже 5 литров. Да, каждый раз нужно будет сканировать код маркировки кеги при продаже. Во время частичной реализации кега до полного опустошения объёма статус кода маркировки остаётся прежним: «В обороте».

Сроки реализации разрешительного режима

С 01 апреля 2024 года вводится разрешительный режим на кассах для пива в кегах. С 1 июня 2024 года стартует второй этап для розницы и других предприятий, осуществляющих продажу пива и слабоалкогольных напитков в потребительской упаковке (бутылки из стекла, полимерных материалов, жестяные банки и т. д.). С этой даты участники обязаны передавать данные о продажах с помощью контрольно-кассовой техники в систему маркировки «Честный знак». С 1 ноября 2024 года — разрешительный режим на кассах для пива в потребительской упаковке.

Возврат

Если товар не подошёл покупателю, нужно оформить возврат. Рассказываем, как сделать это в LIFE POS.

Чтобы оформить возврат:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Продажи→Завершённые.
3. В списке продаж нажатием выберите ту, по которой нужно оформить возврат.
4. Нажмите Возврат.
5. Если нужно вернуть только часть товара, выберите позиции к возврату и их количество.
6. Подтвердите операцию.

Готово! Вы оформили возврат.

Если оплата была:

• Наличными или электронными. Подтвердите возврат и дождитесь чека.
• Картой. Приложите, вставьте или прокатайте карту, которой была оплачена продажа, и дождитесь чека.
• СБП. Произойдёт возврат платежа покупателю и сразу распечатается фискальный чек.
• Раздельная оплата. Возврат можно оформить в любых пропорциях. Максимальная сумма для каждого из способов ограничена суммой, принятой при оплате.

Срок возврата платежа зависит от того, проводилась ли на вашем банковском терминале сверка итогов. Если сверки не было, платёж вернётся в течение нескольких минут, а если была — возврат займёт до нескольких дней. Дело в том, что сверка итогов разделяет два этапа безналичного платежа — авторизацию и списание. Авторизация — это резервирование денег на счету покупателя. Деньги ещё не уходят вам, но пользоваться ими покупатель уже не может. Авторизацию можно быстро отменить — в этом случае деньги просто будут разблокированы. Списание — это перевод денег со счёта покупателя на ваш счёт. Если деньги уже были списаны, то для возврата требуется самостоятельная транзакция — она и занимает несколько дней.

Отправить чек на телефон или почту

LIFE POS отправляет покупателям электронные чеки на почту или в смс. Чтобы это работало, привяжите покупателя к продаже и заполните его контактные данные. Рассказываем!

Чтобы привязать покупателя к продаже:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Откройте продажу. Для этого на главном экране нажмите Новая продажа или выберите отложенную продажу из списка в Продажи→Открытые.
3. Нажмите Добавить→Покупатель.
4. Введите ФИО, номер телефона или электронную почту, а также другие данные, если это необходимо.
5. Нажмите Сохранить.

Готово! Чек будет отправлен покупателю в соответствии с настройками Оператора Фискальных Данных.

Если продажа уже проведена, а контактные данные покупателя при продаже не указывали, то можно отправить чек из личного кабинета вашего ОФД. Подробности уточняйте у вашего ОФД.

Редактировать продажу

Если в новую продажу была добавлена хотя бы одна позиция, то такая продажа будет сохранена со статусом Создана. К ней можно будет вернуться, отредактировать список покупок и начать оплату. Рассказываем!

Чтобы отредактировать отложенную продажу:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Откройте Продажи→Открытые.
3. Нажатием выберите продажу из списка.
4. Добавьте недостающие позиции из каталога, сканером штрихкодов или через функцию Свободная продажа.
5. Если нужно удалить позицию, нажмите на неё, а затем Удалить.
6. Если нужно изменить количество товара в позиции, нажмите на позицию. Затем нажмите Редактировать и внесите изменение.
7. Когда список покупок будет готов, нажмите К оплате.

Готово! Вы отредактировали отложенную продажу.

Диапазон данных и поиск продажи

Настроить диапазон скачивания данных

При каждом включении приложение LIFE POS скачивает из Личного кабинета (ЛК) историю продаж за последние 14 дней. Этот диапазон можно увеличить до 45 дней — рассказываем!

При синхронизации данных с ЛК LIFE POS скачивает каталог, параметры настроек и продажи, сделанные за последние 14 дней. Ограничение по времени нужно, чтобы сделать работу приложения более стабильной. Кроме того, чем больше объём скачиваемых данных, тем дольше идёт синхронизация.

Чтобы увеличить диапазон:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Нажмите Настройки.
3. Включите параметр Загружать данные за 45 дней.
4. Нажмите Да.

Готово! Вы расширили диапазон синхронизации продаж. Дождитесь, пока LIFE POS загрузит из ЛК недостающие данные.

Найти продажу

В LIFE POS можно создать отложенную продажу, а потом вернуться к ней, чтобы оформить оплату. Рассказываем!

Чтобы найти продажу:

1. Откройте приложение LIFE POS.
2. Откройте Продажи.
3. Нажмите на иконку поиска в правом верхнем углу.
4. Введите номер продажи, комментарий или сумму. Номер продажи можно посмотреть в личном кабинете LIFE POS. Вы можете добавлять комментарии с деталями заказа, например датой или местом. Это удобно, когда одна и та же позиция продаётся с разными условиями. Как добавить комментарий к продаже.
5. Продажи, закрытые более 14 дней назад, LIFE POS переносит в архив, поэтому их нельзя найти в общем списке. Если продажу не получается найти, нажмите Проверить онлайн-архив.

Готово! Также вы можете найти продажу, используя фильтры по сумме, дате и статусам продажи. Для этого в разделе кликните на иконку фильтра в правом верхнем углу.